«Llevar un control de costos y gastos en un negocio es esencial para mantener su rentabilidad, pero no diferenciar entre unos y otros es uno de los errores más comunes en la administración de una empresa», Aurelie Bagard, Directora PyMES de Edenred México.
En la actualidad, se prevé que de 10 empresas nuevas que nacen en México, 9 son PyMES, pero que sólo el 80% de las que hoy existen no llegará al 2020.
Esto ocurre, según los especialistas, porque los nuevos negocios no llevan un control de costos y gastos, pero sobre todo porque no diferencian entre uno y otro.
De acuerdo con Bagard, los costos son aquellos en los que incurre una empresa para fabricar o comprar los productos que vende, y los gastos son todos los desembolsos que genera la actividad propia de la venta, ya sea la mercadotecnia, la renta de una tienda, los sueldos y comisiones de los vendedores, por mencionar algunos.
A partir de estos dos conceptos es como se fija el precio de venta de los productos o servicios para que una empresa pueda registrar utilidades.
Ahora bien, los seis errores más comunes que merman la rentabilidad de una PyME son los siguientes:
En el control de costos:
- Compra de insumos sin la debida cobertura.
- No anticipar la demanda y acumular inventarios que no se mueven.
- Descuidar la productividad de los empleados, pues si producen menos aumenta el costo por unidad.
- No supervisar la calidad de los productos, los cuales pueden ser motivo de devoluciones o cancelación de pedidos.
- No ofrecer un ambiente laboral óptimo, con la capacitación y las condiciones adecuadas para que haya menor rotación de personal y éste sea más productivo.
- No dar el mantenimiento adecuado a la maquinaria y equipo, una falla o descompostura puede alterar todo el proceso y afectar los costos.
En cuanto al control de gastos, cuidar los destinados a:
Distribución y ventas
Mercadotecnia
Viajes y viáticos
Administración y cobranza
Servicios profesionales
¿Cómo ser parte del 20% con posibilidades de sobrevivir?
Primero hay que aprender sobre los conceptos básicos de costos y gastos, y luego cómo se puede ejercer control sobre ellos.
Establecer sistemas y procesos administrativos para el control de los gastos empresariales incluye la elaboración de presupuestos para cada una de estas áreas y una gestión transparente y cuidadosa de los recursos.
Asimismo, considerar que a mayor demanda se diluyen más los costos de operación y los gastos, por lo que podrán ser mayor las utilidades de la empresa, así como establecer precios competitivos para animar la demanda entre los consumidores e impulsar las ventas.
Las mediciones del retorno de inversión en los esfuerzos de marketing, los sistemas de automatización de la facturación y cobros, y las herramientas para la gestión de gastos empresariales como Ticket Empresarial de Edenred, ayudan a controlar este tipo de gastos variables para que la rentabilidad de la empresa no se vea afectada.
No forme parte del 80% de las empresas que quebrarán por un mal manejo de sus recursos. Aproveche las ventajas que la tecnología le ofrece para implementar sistemas de control de costos y gastos en todas las áreas de su organización.
